مهارت مدیریت زمان یک ضرورت اجتناب ناپذیر است زیرا که زمان در شمار با ارزش ترین دارایی است که ما انسان ها داریم. دارایی که اگر از آن استفاده نکنیم به سرعت آن را از دست می دهیم.اما تفاوت عمده ای که زمان با سایر دارایی های انسان دارد این است که نمی توانیم آن را برای خود نگه داریم و یا ذخیره کنیم و در موقع مناسب و ضرورت از آن استفاده کنیم، بلکه باید در لحظه و داغ داغ از آن استفاده کنیم.
مهارت مدیریت زمان:
در واقع یک ویژگی زمان که عده ای آن را خوب و عده ای دیگر آن را بد می پندارند، گذرا بودن زمان است. پس تنها کاری که ما می توانیم انجام دهیم این است که برای آن برنامه ریزی داشته باشیم تا وقتی از راه رسید به شکل مطلوبی از آن استفاده کنیم. مدیریت زمان جزء آن دسته از مهارت هایی است که برای موفقیت و رسیدن به اهداف ضرورتی انکار ناپذیر دارد و اگر آن را یاد نگیریم و در زندگی اعمال نکنیم باید فکر رسیدن به اهداف و رؤیاهایمان را از سر دور کنیم.
همچنین اگر در زندگی همه انسان های موفق نگاهی بیاندازیم، پررنگ ترین نقش در بین مهارت ها و ویژگی های آن ها مدیریت زمان و برنامه ریزی است. جمله معروفی از بنجامین فرانکلین نقل شده است که می گوید:( اگر برای موفقیت برنامه ریزی نکنید، برای شکست برنامه ریزی خواهید کرد.)
تعریف مهارت مدیریت زمان
مدیریت زمان تنها به این معنی نیست که هرکاری را که می خواهیم انجام دهیم در یک دفترچه یا موبایل یا رایانه شخصی ثبت کنیم تا آن ها را فراموش نکنیم. بلکه همان طور که از نام مدیریت مشخص است مدیریت کردن زمان یعنی سازماندهی کردن زمان، و اینکه بهترین زمان به انجام هر کاری اختصاص یابد.
می توان در این مورد مدیریت یک مؤسسه را مثال زد؛ مدیر یک مؤسسه به دنبال این است که برای هر جایگاهی بهترین فرد را انتخاب کند. در واقع در مدیریت زمان باید از تک تک لحظه هایمان بهترین استفاده را می بریم و هر لحظه را به بالا ترین حد خودش ارتقاء می دهیم. این کار باعث می شود تلاش هایمان برای رسیدن به اهدافمان مؤثر واقع شود.
در واقع مدیریت زمان به این معنی نیست که در کمترین زمان بیشترین کارها را انجام دهیم، بلکه به این معنی است که بهره وری کارمان را با اختصاص دادن بهترین زمان به آن بالا می بریم.
مفهوم دیگری که در این مهارت گنجانده شده است؛ این است که مدیریت زمان یعنی مشخص کردن این که هرکار و برنامه ما به چه مقدار زمان نیاز دارد و ما نیز همان مقدار زمان را به آن اختصاص می دهیم. در واقع محدوده زمانی انجام هر کار را مشخص می کنیم.
یکی از بهترین فواید این کار جلوگیری از عادت بد اهمال کاری است.ما با استفاده از این مهارت لحظه های زندگی مان را آجر به آجر می سازیم به این طریق که مشخص می کنیم هرکاری در چه زمانی و با چه مدت زمانی انجام شود.
یادمان باشد که مدیریت زمان برای این است که ما به شکل مؤثر و مطلوبی به اهدافمان بریم، پس زمانی که به دنبال مدیریت و برنامه ریزی زمان هستیم باید توجه کنیم که برنامه ریزی قرار است ما را به اهدافمان برساند.
ما دراین برنامه ریزی انتخاب هایمان را اولویت بندی می کنیم و گاهی اوقات آن ها را تعدیل کنیم و بر اساس اهمیت آن ها به اختصاص زمان به آن ها بپردازیم. تا زمانی که این کار را انجام ندهیم نمی توانیم به سراغ مدیریت زمان برویم.
وقتی صحبت از مدیریت زمان به میان می آید خیلی از ما به این فکر می کنیم که چقدر برای انجام کارهایی که دلمان می خواهد زمان کمی داریم. و همین موضوع باعث دلسردی ما از رسیدن به اهداف و آرزوهایمان می شود.یکی از عواملی که به شدت درباره زمان باعث دلسردی و ناامیدی می شود و مدام فکر ما را درگیر این موضوع می کند که همیشه با کمبود زمان و وقت مواجه هستیم باورهای غلط ما می باشد.
باورهای غلط درباره اینکه حتماً باید به آرزوهای بزرگ و دور از دسترس خود برسیم. در اینجا باید در زمان هدفگذاری به این توجه کنیم که باورها و آرزوهای ما بر مدار واقعیت باشد نه کهکشان های دور و دراز.یک باور غلط دیگراینکه فکر می کنیم تا این زمان از عمرمان درست استفاده نکرده ایم و آن را هدر دادیم و این عذاب وجدان و مرور بیمارگونه آن یک خوراک فکری مسموم برای روان می سازد. و بسیاری از باورهای غلط دیگر که با توجه به شخصیت و شرایط زندگی افراد می تواند انواع مختلفی داشته باشد.
باور های غلط رایج درباره مدیریت زمان:
اولین باور غلط درباره مدیریت زمان این است که فکر می کنیم با کمتر خوابیدن و بیشتر بیدار ماندن می توان زمان را بهتر مدیریت کرد. درصورتی که هیچ فرقی ندارد اگر زمان معمولی خود را نتوانیم مدیریت کنیم زمان اضافه ای که از بیدار ماندن به دست آورده ایم را نمی توانیم مدیریت کنیم. در ادامه متوجه خواهیم شد که اگر خیلی از باورها و اشتباهات رایج درباره مدیریت زمان را کنار بگذاریم می توانیم همین زمان معمول خود را مدیریت کنیم.
گاهی اوقات ما کارهایی که باید انجام دهیم را جایی ثبت نمیکنیم با این بهانه که می توانیم اهداف و برنامه هایمان را در ذهنمان نگه داریم. و به هیچ وجه فراموششان نخواهیم کرد. در این مورد جدای از فراموش کردن نکته مهم این است که وقتی ما ذهنمان را از حجمی از برنامه هایی با زمان های مختلف اشغال می کنیم ذهنمان مدام درگیر فراموش نکردنشان است و نمی توانیم روی اهداف اینجا واکنونی خود تمرکز کنیم ور در واقع نه تنها ذهنمان سازماندهی نمی شود که یکی از اهداف مدیریت زمان است بلکه ذهنی شلوغ و به هم ریخته خواهیم داشت؛ در حالیکه که با نوشتن و ثبت کردن برنامه های روزانه و اهدافمان، آنها از ذهن ما خارج شده و باعث آرامش و تمرکز ذهنی ما می شود.
گاهی اوقات نیز فهرست بلند بالایی از کارهایی که باید انجام دهیم می نویسیم. در واقع هرچیزی را می نویسیم، کارهای بی اهمیتی که اصلاً نیازی به نوشتن ندارد. کارهای کوچکی که وقت زیادی از ما نمیگیرند. تهیه لیست های طولانی اثر منفی روی ذهن ما دارد به این شکل که با دیدن این لیست بلند بالا ترسیده و احساس می کنیم که مدیری زمان کار سختی است و بعد از مدتی آن را رها می کنیم. در مدیریت زمان ما سراغ وزنه هایی می رویم که بتوانیم بلند کنیم. نه وزنه های خیلی سبک که به نظرمان کار بیهوده ای بیاید و نه وزنه های سنگین که در نظرمان سخت و غیرممکن جلوه کند. یادمان باشد مدیریت قرار است در عین اینکه استرس و فشار روانی ما را کم می کند به ما کمک کند تا به همه برنامه هایی که قصد انجامشان را داریم برسیم.
یک اشتباه دیگر در برنامه ریزی این است که به سراغ ابزار ها و نرم افزار های مختلف می رویم مانند دفترچه یادداشت روزانه، ثبت در موبایل یا ثبت در رایانه شخصی وبه جای اینکه با مدیریت کردن زمان اطرافمان را نظم دهیم باعث شلوغ شدن اطرافمان می شویم و دیگر این ابزار ها فایده خود را از دست می دهند. همه این ابزار ها مفید هستند در صورتی که یکی از آن ها مورد استفاده قرار گیرد.
برخی افراد فکر می کنند یعنی برنامه ریزی کردن برای تک تک لحظات به طوری که مشخص کنیم در هر ساعت و دقیقه چه کاری انجام میدهیم. مثلاً ساعت 2 بعد از ظهر چای بنوشم، ساعت 8 شام بخورم، ساعت10 به پیاده روی بروم و … . و تنها نتیجه ای که این کار در پی دارد خستگی و کلافگی از مدیریت زمان و رها کردن آن است. در روانشناسی اصطلاحی داریم به نام اصطحکاک قدرت کنترل به این معنی که سعی در کنترل کردن تک تک جزئیات و امور باعث می شود انرژی زیادی از ما گرفته شود و در نتیجه ما زودتر فرسوده شویم و مدیریت زمان را رها کنیم. باید در مدیریت زمان لحظه هایی را برای خودمان بگذاریم. و اجازه دهیم در لحظه برای برخی از کارها تصمیم بگیریم که این امر بسته به سبک زندگی هرکس متفاوت است. مثلاً اجازه دهیم هر وقت دلمان خواست چای بنوشیم. یا برای اوقات فراغتمان در زمان خودش تصمیم بگیریم. در واقع ما باید برای زمان مفیدمان برنامه ریزی کنیم.
در برنامه ریزی برای زمان خود هیچ جایی برای استراحت و بازیابی توانمان نمی گذاریم و فکر می کنیم باید بی وقفه کار کنیم تا به اهدافمان برسیم. در صورتی که گنجاندن زمان هایی برای استراحت باعث بازیابی انرژی، تمرکز و انگیزه ما بر ای ادامه راه می شود.
و در آخر این باور غلط که فکر می کنیم همه کارها را خودمان باید انجام دهیم. و فکر می کنیم تنها خودمان هستیم که می توانیم کارها را درست انجام دهیم. در صورتی که باید در مدیریت زمان برخی کارها را به دیگران بسپاریم تا زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم تر و ضروری تر داشته باشیم. در واقع در اینجا وسواس و کمال گرایی کار دستمان می دهد و نقطه مقابل این دو واقع گرایی است که باید در برنامه ریزی ها و هدفگذاری هایمان مورد نظر قرار دهیم.
به این نتیجه می رسیم که مدیریت زمان مهارتی است که نمی توان فرمول مشخص و ثابتی برای آن نوشت زیرا زمان برای هرکس معنا و مفهوم خاصی دارد و سبک زندگی هرکسی اولویت های متفاوتی برای او به وجود می آورد.پس فقط به ذکر نکات مهم در مدیریت زمان پرداخته شد تا در برنامه ریزی هایمان این نکات را مد نظر قرار دهیم.
کارشناسان مرکز مشاوره فراز آماده ی پاسخگویی به نیازهای شما در حوزه آموزش مهارت مدیریت زمان میباشند.